Ob Wartungen, Baumaßnahmen oder Warenkorb, jede Art von Bestellungen, die du an deine Dienstleister auslöst werden im Cockpit innerhalb der Bestellungen abgebildet.
Voraussetzung
Natürlich gibt es dem entsprechend einige Voraussetzungen, die du erfüllen musst, bevor du eine Bestellung auslösen kannst.
--> Da sich all deine Bestellungen auf deine Niederlassungen beziehen, ist es zwingend nötig diese im vorhinein schon anzulegen.
--> Da deine Bestellungen an deine Dienstleister gehen ist es auch vorteilhaft, wenn du deinen Dienstleister schon im Vorhinein angelegt hast. Ggf. kannst du diese aber auch beim anlegen deiner Bestellung machen.
--> Falls du für deine Bestellungen bestimmte Briefköpfe hast, welche die Software beim anlegen nutzen soll, kannst du auch optional anlegen und immer wieder davon gebrauch machen.
1.Schritt - Bestellung anlegen
Wenn du alle Voraussetzungen erfüllst, kannst du hingehen und eine neue Bestellung angelegen. Diese erscheint dann zur beginn als Entwurf in deiner Liste.
Innerhalb deiner Bestellung bildet dir die Software den gesamten Bestellungsprozess ab und zeigt dir zudem, in welchem du dich gerade befindest. Im Entwurf musst du nun gewisse Metadaten zur deiner Bestellung ausfüllen:
(Angebot einholen)
--> Falls du für die Bestellung ein Angebot vorliegen hast bzw. falls für deine Bestellung ein Angebot notwendig ist (bspw. Aufträge/Wartungen), kannst du diese innerhalb des Dokumente Ordners deiner Bestellung abheften und in deinen Rahmendaten abgeben.
Positionen bestimmen
--> Positionen können vielfältig beschriftet werden und stellen deinem Dienstleister die genaue Dienstleistung, die von ihm erwartet werden, da. Dabei kannst du, falls du deine Bestellung auf ein Angebot basiert, einfach das Angebot erwähnen, oder genau die einzelnen Dienstleistungen niederschreiben, welche du von deinem Dienstleister erwartest - dies ist ganz alleine dir überlassen.
Kopf-/Fußtext
--> Falls du mit dem Standardtext nicht zufrieden bist, kannst du diesen umschreiben und/ oder erweitern.
2.Schritt - Bestellungsprozess durchlaufen
Wenn du mit deinem Entwurf zufrieden bist, kannst du diesen festschreiben, wodurch deine Bestellung zur Internen Freigabe weitergeleitet wird, wo diese von einem zuständigen Sacharbeiter nochmals überprüft wird.
Wichtig! Solange sich dein Auftrag noch innerhalb der internen Freigabe befindet kannst du noch jeder Zeit "Auf Entwurf zurücksetzen", falls noch gewisse Änderungen vorgenommen werden müssen.
Falls dieser nichts an der Bestellung auszusetzen hat, kannst du auch schon beauftragen. Dabei stehen dir drei Wege zur Auswahl:
a. "Per E-Mail versenden", wodurch eine PDF de Auftrages automatisiert per E-Mail über das Portal versendet wird. Hier hast du des weiteren die Möglichkeit, Standarddokumente, wie bspw. AGB, die du zuvor in deinen Einstellungen eingepflegt hast, oder ganz normale Dokumente wie ein Angebot, anzuhängen.
b. "Per CFDS versenden", wodurch dem Dienstleister, welcher Nutzer der Mission App oder des Service Providers ist, der Auftrag digital bereitgestellt wird.
--> Im Falle einer internen Beauftragung zur TGA-Aufnahme über Mission empfehlen wir diesen Weg zu Nutzen.c. "Nur als beauftragt markieren" falls du den Auftrag selbst verschickst und diesen als "beauftragt" markieren willst.
Nach der Beauftragung folgt dann die Auftragsbestätigung, sobald diese Vorliegt kannst du anhängen und bestätigen, dass diese vorliegt.
Schlussendlich kannst es dann endlich mit der Durchführung beginnen, in welchem deine Bestellung ausgeführt wird. Sobald diese vollendet ist, kannst du den Prozess abschießen, wodurch der erste Teil deines Bestellvorgangs abschlossen ist.
3.Schritt - Rechnungsstellung
Logischerweise folgt auf eine Bestellung die Rechnungsstellung, in welchen du deinen Dienstleister, für die erfüllte Dienstleistung, bezahlen musst. Durch diese führt dich die Software auch selbstverständlich.
Eingangsstapel
Falls dein Dienstleister durch einer unserer Produkte an dein Cockpit angebunden ist erscheinen deine Rechnung automatisch im Eingangsstapel, falls dies nicht der Fall ist und du deine Rechnungen auf herkömmlichen Wegen erhältst, kannst du diese auch ganz einfach hochladen. Neben des Hochladens der Rechnung, wird im Eingangsstapel die Rahmendaten der Rechnung erfasst, wodurch diese im Nachgang von der Software ausgewertet werden und in deine Auswertung und deine Budgetierung einfließen.
Sachliche Prüfung
In der Sachlichen Prüfung geht es darum, die Rechnung nochmals zu prüfen/ vergleichen. Dabei kann dir die Software Warnungen/ Hinweise, wie das fehlen einer PO, eines Angebotes oder eine fehlhafte Kalkulation der Netto/ Bruttowerte hinweisen. Daraufhin muss der zuständige Sacharbeiter entscheiden, ob die Rechnung akzeptiert oder abgelehnt wird, wodurch die Rechnung ins Archiv gelangt.
FI-Buchung
In diesem Schritt wird die Rechnung ein letztes mal geprüft. Dabei kann es als gebucht markiert werden oder die Rechnung kann abgelehnt werden, wodurch es wieder in die Sachliche Prüfung gelangt.
Warte auf Zahlung
Alle akzeptierten aber noch nicht bezahlten Rechnungen landen hier, bis sie von einem Sacharbeiter als bezahlt markiert und somit einerseits ins Archiv und andererseits in die Auswertung landen, welche dir monatlich deine Kosten anzeigt, die durch deine Dienstleister verursacht werden.