1.Schritt - Voraussetzungen
-> Da all deine Anlagen einen Niederlassungsbezug haben, ist es wichtig diese schon im Cockpit anzulegen, weil du sonst nicht die Möglichkeit hast, einen Auftrag in Mission anzulegen.
-> Es ist zwingend erforderlich, dass dein Dienstleister, welcher deine Anlagen aufnehmen soll eines unserer Softwareprodukte (scanmetrix Mission oder scanmetrix Service Provider) nutzt, um die aufgenommenen Daten dir ins Cockpit rüber spielen zu können.
Dienstleister per CFDS ans Cockpit anbinden
2.Schritt - Bestellung
Im Gegensatz zur Eigenaufnahme geht der Prozess der externen Vergabe viel einfacher und schneller. Das einzige was du machen musst ist deinen Dienstleister zu beauftragen, und dies läuft natürlich innerhalb der Software ab.
1. Dazu gehst du in den Bereich Bestellungen. Hier hast du Möglichkeit jeder Art von Bestellungen auszulösen. In diesem Fall wählst du von Typ eine Dienstleistung/ Wartung gibst den Dienstleister an den du beauftragen möchtest und legst die Bestellung an.
2. In der Bestellung angelangt muss du nun deinem Dienstleister mitteilen, welche Dienstleistung denn genau erbracht werden sollt. Dies geschieht in den Positionen. Hier kannst du einerseits hingehen und die einzelnen Dienstleistungen auflisten die du erhalten möchtest oder, falls deine Bestellung auf ein Angebot basiert einfach das Angebot angeben. Dies ist ganz allein dir überlassen, solange es für beiden Parteien klar ist. Trotzdem würden wir empfehlen den Punkt Positionen intern nochmal abzusprechen, damit alle Bestellungen nach dem selben Schema aufgeben werden.
3. Zusätzlich zu deinen Positionen hast du auch noch die Möglichkeit Dokumente, wie bspw. das Angebot, anzuhängen und in der Entwurfsphase Kopf-,Fußzeile und deine Rahmendaten noch zu überarbeiten.
4. Wenn du mit deinem Entwurf zufrieden bist, kannst du das ganze fertigstellen, wodurch es in die interne Freigabe geht, wo ein zuständiger Mitarbeiter die Bestellung nochmals kontrolliert. Falls die in Ordnung ist kann es zu Beauftragung gehen, doch falls etwas fehlerhaft ist oder etwas fehlt kann der/ die Zuständige die Bestellung auch wieder zurück schicken, wodurch Änderungen wieder vorgenommen werden können.
Beauftragung:
In der Beauftragung hast du nun drei verschiedene Möglichkeiten deinen Dienstleister zu beauftragen. In diesem Fall entscheidest du dich für die Beauftragung per CFDS damit der Auftrag direkt dem Dienstleister, auf sein Softwareprodukt, rüber gespielt wird und er diese Bestellung direkt weiterverarbeiten kann.
Auftragsbestätigung:
I.d.R. folgt auf eine Beauftragung eine Auftragsbestätigung von deinem Dienstleister, diese muss in deinem Workflow dann auch hinterlegt werden, um Dokumentationslücken zu vermeiden.
Durchführung:
Im letzten Schritt geht es dann in die Durchführung, in welchen dein Dienstleister den Auftrag ausführt. In dem Moment wo der Auftrag abgeschlossen ist und du eine Rechnung von deinem Dienstleister erhalten hast, kannst du die Durchführung abschließen, wodurch dein Vorgang beendet wird und nun die Rechnungstellung beginnen kann.