1.Schritt - Voraussetzungen
Ein Vertrag ist gefüllt mit Unmengen an Informationen, weshalb es häufig schwierig ist, trotz der diversen Abweichungen und vertraglichen Vereinbarungen einen einheitlichen Überblick zu bewahren. Dieser Leitfaden soll dich dabei unterstützen, den Prozess der Vertragsanlage im scanmetrix Cockpit korrekt durchzuführen. Dabei gilt es folgende Vorbereitungen zu beachten.
Voraussetzung für jeden Vertrag:
Unternehmenszweig angelegt (i.d.R. durch Administrator)
Durch die Einordnung des richtigen Unternehmenszweiges stellt du sicher, dass der Vertrag der richtigen Legaleinheit (Unternehmen = Vertragspartner) zugeordnet wird.
Arbeitsgruppe angelegt (i.d.R. durch Administrator)
Durch die Einordnung des Vertrages in die richtige Arbeitsgruppe stellst du sicher, dass der Vertrag dem richtigen Mitarbeiterbereich zugeordnet wird und nur befugte Personen dieses Bereiches auf Einsicht in diesen Vertrag bekommen.
Um deine Verträge mit der/den Niederlassung(-en) zu verknüpfen, um eine Zugehörigkeit zu dieser/diesen festzulegen, muss/müssen die entsprechenden Niederlassung(-en) zunächst im Facility Management angelegt sein.
Voraussetzung für Dienstleistungsverträge bzw. Verträge mit technischem Anlagenbezug:
Gewerk aktiviert oder selbst angelegt
Durch das Definieren deiner Sollgewerke verschaffst du dir eine Struktur, die vordefiniert, welche (betriebsrelevanten) technischen Gewerke in der Regel in deinen Niederlassungen vorhanden sind (dazu zählen bspw. Brandschutz, Sanitär, Elektrotechnik, Kälte-/Klima-/Lüftungstechnik uvm.).
Jeder Vertrag wird mit einem Dienstleister (= Vertragspartner) verknüpft, um die vertragliche Konstellation korrekt festzuhalten. Eine Anlage des Dienstleisters vor der Vertragsanlage ist ratsam, jedoch nicht verpflichtend, da der Dienstleister auch im Zuge der Vertragsanlage mit erstellt werden kann.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, so kannst du nun deinen Vertrag anlegen.
2.Schritt - Niederlassungen im Geltungsbereich
Nicht jeder Vertrag besitzt einen direkten Niederlassungsbezug; jedoch ist es ratsam, für jeden Vertrag die dazugehörigen Niederlassungen zu verknüpfen, sodass die Software die dazugehörigen Leistungszyklen (siehe Schritt 3) mit diesen verbinden und dich daran erinnern kann, wann oder ob eine Leistung an einer Niederlassung ansteht. Bei Leistungszyklen handelt es sich in der Regel um zyklisch vereinbarte Leistungserbringungstermine, wie z.B. Wartungen, Instandhaltungen, Prüfungen, Sachverständigenabnahmen und Ablesungen durch Externe.
Wie gehe ich vor?
Das Verknüpfen von Vertrag und Niederlassung ist einfach, öffne dazu zunächst den zuvor in Schritt 1 angelegten Vertrag.
1. Unter Niederlassungen im Geltungsbereich siehst du Niederlassungen ein, welche bereits mit diesem Vertrag verknüpft sind. Mit einem Klick auf Niederlassung verknüpfen kannst du eine oder mehrere Niederlassungen im Vertrag hinterlegen.
2. Einzeln verknüpfen
Empfohlen, insofern der Vertrag für nur eine Niederlassung gilt.
3. Mehrere verknüpfen
Empfohlen, wenn der Vertrag für mindestens zwei Niederlassungen gilt. Hier kannst du Häkchen vor jede Niederlassung setzen, die mit dem Vertrag verknüpft werden soll.
3.Schritt - Leistungszyklen
Leistungszyklen ermöglichen es dir, die vertraglich vereinbarten, zyklischen Leistungen eines Vertrages im Hinblick auf Startdatum, (Soll-)Kosten und Intervall zu dokumentieren, um somit die betroffenen, noch anstehenden Leistungstermine zu überblicken und die damit verbundenen (Soll-)Kosten später in der Budgetierung zu berücksichtigen. Leistungszyklen dienen als Grundlage für das Hinterlegen von Leistungsnachweisen (siehe Schritt 4).
Wie gehe ich vor?
Das Anlegen von Leistungszyklen in einem Vertrag ist einfach, öffne dazu zunächst den zuvor in Schritt 1 angelegten Vertrag. Im Reiter Leistungszyklen findest du nun sowohl alle bereits angelegten Leistungszyklen wie auch alle daraus resultieren, anstehenden Termine (chronologisch nach Fälligkeit sortiert).
Innerhalb des Leistungszykluses können nun Detailinformationen hinterlegt werden, welche dazu dienen, die zyklische Nachverfolgung näher einzustellen. Mit einem Klick auf einen bereits angelegten Leistungszyklus erhältst du außerdem die Möglichkeit, Abweichungen in der Terminierung festzuhalten. Dies ist dann ratsam, wenn die Intervalle und voraussichtlichen Leistungstermine zwischen den einzelnen Niederlassungen abweichen (bspw. Wartungstermine).
4.Schritt - Leistungsnachweis
Nach jeder erfolgten Leistung folgt in der Regel ein Nachweis, welcher die erbrachte Leistung dokumentiert.
Voraussetzung für die Anlage eines Leistungsnachweises ist der korrekt angelegte Leistungszyklus.
Wie auch bei den Leistungszyklen gibt dir die Software vor, wie ein Leistungsnachweis anzulegen ist. Das Erstellen eines Leistungsnachweises erfordert in jedem Fall einen bestehenden Leistungszyklus.
Nun ist es jedoch so, dass nicht jede erbrachte Leistung in direktem Zusammenhang mit einer zyklischen Vereinbarung steht.
Um solche Leistungsnachweise trotz dessen zu hinterlegen, legst du zunächst innerhalb des Vertrags einen Leistungszyklus an, welcher mit einem Intervall von 0 Monaten versehen ist. Zyklen, die eine 0 als Zahl angegeben haben, werden für die zyklische Planung nicht berücksichtigt - ermöglichen dir jedoch trotzdem, den Leistungsnachweis korrekt zu hinterlegen.