Implementierungsleitfaden – Ein Schritt-für-Schritt-Guide zum Einstieg im scanmetrix ERP

Um den Einstieg ins ERP so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir dir alle nötigen Schritte gelistet, damit du und dein Team problemlos und so schnell wie möglich euer Alltagsgeschäft im System abdecken könnt. Du kannst somit den Leitfaden als eine Art Checkliste verwenden.

Unsere ersten Schritte zur Implementierung befinden sich in den Einstellungen, die in die Unterpunkte Übersicht, Klientele und Integrationen unterteilt sind.

· Firmenlogo

· Briefbogen (Blanko)

Zu Beginn ist es wichtig, dass ihr uns euer Firmenlogo und einen Blanko-Briefbogen zukommen lasst, die wir im System einpflegen, damit beispielsweise Rechnungen oder Angebote ihre Vorlagen haben.

· Firmenstammdaten

· Provision

· Umsatzsteuer-ID

· IBAN

Über Wo kann ich Informationen über meine Firma verwalten? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie genau du diese Informationen hinterlegen kannst.

Deine Klientele ist nichts anderes als deine Unternehmensbereiche, die in deinem Unternehmen vorhanden sind, wie zum Beispiel Service, Bau etc. Durch das Anlegen deiner Klientele hast du die Möglichkeit, deine Kunden und Rechnungen nach diesen Bereichen zu trennen, um einerseits Übersicht über die einzelnen Bereiche zu haben und andererseits Auswertungen bezogen auf die Bereiche zu erhalten.

Über Wie lege ich ein Klientel an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie genau du deine Klientele anlegen kannst.

Da wir ein schnittstellenoffenes System besitzen, können wir mit Leichtigkeit eine Vielzahl an externen Systemen an unser System anbinden, wie beispielsweise BuHa, FinAPI, Ticketing, Debtist und vieles mehr. Somit hast du die Möglichkeit, Prozesse, wie zum Beispiel Rechnungen auf bezahlt setzen, zu automatisieren.

Um diese Schnittstellen anzulegen, kannst du einmal in unsere Rubrik gehen, eine der bestehenden Integrationen auswählen und mit einem Klick anbinden.

Alternativ kannst du uns aber auch kontaktieren, falls deine gewünschte Integration nicht vorhanden ist. Wir schauen nach einem Weg, diese zu integrieren oder gegebenenfalls nach Alternativen.

Durch das Hinterlegen einer Datei- & Dokumentvorlage kannst du einen Standard beim Erstellen bestimmter Dateien und Dokumente, wie beispielsweise Verträge mit Kunden, festlegen, auf den du immer wieder zugreifen kannst.

Über Was sind Dateivorlagen und wie lege ich sie an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du das ganz einfach hinterlegen kannst.

Textvorlagen sind ein wichtiger Baustein, der dir viel Arbeit beim Erstellen jeglicher Ausgangsbelege abnehmen wird. Wir stellen dir eine Vielzahl an Standardtexten zur Verfügung, die ihr bearbeiten oder ganz einfach selbst erstellen könnt.

Über Was sind Textvorlagen und wie lege ich diese an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du das ganz einfach machen kannst.

Hersteller sind insbesondere dann wichtig, wenn du einen Artikelstamm im System hinterlegen möchtest. Durch das Anlegen deiner Hersteller verschaffst du dir eine einheitliche Aufnahme deiner Artikel und hast zusätzlich die wichtigsten Informationen über sie immer parat.

Über Wie lege ich einen Hersteller an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du deine Hersteller ganz einfach anlegen kannst.

Durch das Anlegen deiner Lieferanten kannst du, wie der Name schon sagt, deine Lieferanten oder deine Subunternehmen/Kooperationspartner hinterlegen, die für dich Dienstleistungen durchführen. Dadurch erhältst du einerseits alle nötigen Informationen über deine Lieferanten und andererseits kannst du sie innerhalb deiner Vorgänge ganz einfach vermerken, ohne sie großartig raussuchen zu müssen.

Über Wie lege ich einen Lieferanten an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du deine Lieferanten ganz einfach anlegen kannst.

Das Freischalten deiner Gewerke ist essenziell, damit deine Mitarbeiter im Außendienst Aufträge erfüllen können, die im Bezug mit einer TGA stehen.

Dazu musst du einfach innerhalb des Reiters Stammdaten zum Unterpunkt Gewerke gehen. Dort hast du die Möglichkeit, nach StLB zu gehen und die Gewerke zu aktivieren, die für dich wichtig sind, oder du kannst eigene anlegen.

Bei den Komponenten werden die Eingabemasken der einzelnen Objekte abgebildet, nachdem ihr eure TGA aufnimmt. Wir stellen euch Standardmasken nach StLB zur Verfügung, die ihr nach Bedarf erweitern oder kürzen könnt.

Über Wie lege ich Komponenten an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du deine Komponenten anlegen/bearbeiten kannst.

Genau wie die Komponenten sind Prüfmasken Checklisten, nach denen ihr eure TGA wartet. Wir stellen euch Standardmasken nach StLB zur Verfügung, die ihr nach Bedarf erweitern oder kürzen könnt.

Über Wie lege ich eine Prüfung an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du deine Prüfungen anlegen/bearbeiten kannst.

Durch Mangelvorlagen hast du die Möglichkeit, deinem Außendienstmitarbeiter Vorlagen zu geben, nach denen er einen bestimmten Mangel aufnehmen kann. Dies vereinfacht die Bearbeitung im Innendienst sowie die Aufnahmen im Außendienst.

Über Wie lege ich eine Mangelvorlage an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Mangelvorlagen anlegen kannst.

Warengruppen sind notwendig, falls du deinen Artikelstamm im System hinterlegen möchtest. Durch das Anlegen deiner Warengruppen verschaffst du dir Ordnung in deinem Artikelstamm, indem du diese gruppierst.

Über Wie lege ich Warengruppen an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Warengruppen anlegen kannst.

Über Wie lege ich Steuersätze an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Steuersätze anlegen kannst.

Durch das Definieren von Zahlungszielen nimmst du dir viel Arbeit beim Erstellen von Angeboten oder Rechnungen ab, indem du diese nur einmal anlegen musst und immer wieder darauf zugreifen oder diese bei deinen Kunden als Standard hinterlegen kannst.

Über Wie füge ich Zahlungsziele hinzu? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Zahlungsziele anlegen kannst.

Durch die Nummernkreise kann das System automatisch erkennen, wie zum Beispiel eine Rechnung oder ein Auftrag nummeriert werden soll. Deshalb ist es wichtig, diese im System zu korrigieren, damit all deine Nummernkreise deinen Ansprüchen entsprechen.

Diese sind in den Faktura-Einstellungen wiederzufinden und können mit einem Klick auf den Typ nach Wunsch ganz einfach angepasst werden.

Wie schon zuvor erwähnt, hast du die Möglichkeit, deinen Artikelstamm im System zu pflegen und auch auf diesen immer wieder zuzugreifen. Somit ist es von Vorteil, all deine Artikel, die du in der Regel berechnest, anzulegen und mit allen wichtigen Informationen, wie beispielsweise VK- oder EK-Preis, zu versehen, damit du beim Erstellen deiner Ausgangsbelege ganz einfach darauf zugreifen kannst und nicht mühsam immer wieder anlegen musst.

Über Wie lege ich Artikel an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Artikel anlegen kannst.

Nun kannst du auch schon damit beginnen, deine Kunden im System einzupflegen. Innerhalb der Kundenliste kannst du alle nötigen Angaben, von Klientel bis hin zu kundenspezifischen Preisen, hinterlegen.

Über Wie lege ich einen neuen Kunden an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Kunden anlegen kannst.

Über Wie lege ich eine Niederlassung an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du die Niederlassungen deiner Kunden hinterlegen kannst.

Natürlich wird das System von mehr als einem Nutzer genutzt. Dabei unterscheiden wir zwischen Techniker und Innendienst, die je nach Benutzerart unterschiedliche Rechte haben.

Über Wie lege ich einen Benutzer an? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du weitere Nutzer anlegen kannst.

Das Anbinden von Geräten ist insbesondere bei deinen Außendienstmitarbeitern wichtig, die mit ihren Tablets Aufträge erfüllen. Durch das Koppeln erhältst du einerseits eine strukturierte Übersicht der Firmengeräte, andererseits gewährleistest du, dass nur „bekannte“ Geräte Zugriff auf die Field Service App haben.

Über Wie hinterlege ich Geräte im System? kommst du zu einem Help-Center-Beitrag, der dir zeigt, wie du Geräte hinterlegen und koppeln kannst.